Persvragen als kennisbank voor woordvoerders: “Consistentie is minstens zo belangrijk als snelheid”

PR draait om meer dan persberichten

PR staat met de komst van LLM's zoals Claude, ChatGPT en Gemini volop in de schijnwerpers. Vaak gaat de aandacht daarbij uit naar persdistributie, maar minstens zo belangrijk is de manier waarop organisaties binnenkomende persvragen ontvangen, afhandelen en vastleggen.

Volgens Jeroen Goeman Borgesius, Chief Software Developer bij PR-Dashboard, ligt daar een onderdeel van het communicatievak waarvoor woordvoerders tot voor kort nauwelijks gespecialiseerde software tot hun beschikking hadden.

"Het begon met één simpele vraag"

De aanleiding voor Persvragen software, vertelt Goeman Borgesius, kwam vanuit de praktijk.

"Een woordvoerder van een grote retailer vroeg ons of we iets konden ontwikkelen waarmee antwoorden consistenter werden en tegelijkertijd tijd werd bespaard. Ze werkten met een oud systeem dat eigenlijk niet meer voldeed.  Van andere woordvoerders hoorden wij dat zij bij gebrek aan beter Outlook, Salesforce of Excel gebruikten om overzicht te houden op vragen en antwoorden.

Woordvoerders bleken twee belangrijke uitdagingen te hebben: snel de juiste informatie vinden én ervoor zorgen dat iedere woordvoerder hetzelfde verhaal vertelt.
Consistentie in antwoorden is ontzettend belangrijk, zeker bij grote organisaties die communiceren over gevoelige onderwerpen. Daarnaast wil je niet iedere keer opnieuw uitzoeken wie binnen de organisatie je kan helpen aan het juiste antwoord."

Kennis is vaak lastig te vinden

Volgens Goeman Borgesius zit binnen communicatieafdelingen enorm veel kennis opgeslagen, maar ontbreekt vaak een centrale plek waar die kennis wordt vastgelegd.

"Als een journalist vraagt hoeveel kratjes een brouwerij jaarlijks produceert, moet je binnen een organisatie met tienduizenden medewerkers eerst uitzoeken wie dat weet, een zogenaamde kennisdrager. Heb je die persoon eenmaal gevonden, dan wil je diegene direct terug kunnen vinden wanneer de volgende keer een dergelijke vraag binnenkomt. Daarom worden naast de vraag en het antwoord ook kennisdragers, onderwerpen en trefwoorden opgeslagen. Zo voorkom je dat collega's opnieuw hetzelfde uitzoekwerk moeten doen én zorg je ervoor dat iedereen dezelfde cijfers en feiten gebruikt."

Persvragen is ontwikkeld vanuit de praktijk

Veel nieuwe functies binnen Persvragen ontstaan volgens Goeman Borgesius uit suggesties van gebruikers.

"Klanten vroegen bijvoorbeeld of ze via Persvragen alvast Q&A's konden voorbereiden voordat journalisten daadwerkelijk vragen gingen stellen. Die mogelijkheid zat er eerst niet in. Inmiddels wel en het wordt veel gebruikt, bijvoorbeeld bij productintroducties, een crisissituatie en andere situaties waarvan je vooraf weet dat er veel vragen over gaan komen."

Ook praktische wensen, zoals het eenvoudig overdragen van lopende persvragen aan collega's tijdens vakanties of ziekte, zijn rechtstreeks uit de praktijk ontstaan.

"Vroeger schreef iemand een overdrachtsdocument. Nu geef je met twee klikken een complete vraag inclusief geschiedenis en contactgegevens aan een collega. Ook is Persvragen heel handig wanneer een collega ergens anders gaat werken. Nu verdwijnt er letterlijk jaren aan kennis wanneer een collega vertrekt. Met Persvragen borg je die kennis in de organisatie."

Tijd besparen zonder kwaliteit te verliezen

Hoewel AI steeds vaker onderdeel wordt van communicatieprocessen, ziet Goeman Borgesius technologie vooral als ondersteuning.

"Communicatieprofessionals hebben structureel tijd tekort. Ze worden vaak laat betrokken, terwijl wel verwacht wordt dat alles direct klaarstaat. Dan helpt het enorm als kennis al beschikbaar is en niet telkens opnieuw verzameld hoeft te worden."

Daarbij blijft menselijke controle volgens hem onmisbaar.

"Technologie moet vooral tijd besparen, zodat communicatieprofessionals zich kunnen richten op de inhoud. Uiteindelijk blijft woordvoering mensenwerk."

Software blijft zich ontwikkelen

Persvragen is volgens Goeman Borgesius nooit echt af.

"We ontwikkelen het systeem samen met onze gebruikers. Soms bedenken wij zelf iets waarvan we denken dat het waarde toevoegt, maar de beste ideeën komen vaak gewoon uit de dagelijkse praktijk van communicatieprofessionals."

Hij gaat verder: “Ons eigen team van Nederlandse programmeurs maakt het mogelijk om snel op wensen van klanten te reageren. We kunnen vrijwel alles aan de software aanpassen of toevoegen, zolang dat technisch mogelijk is. Net zoals we dat bij De Perslijst en PR-Newsroom al jaren doen. En juist die samenwerking zorgt ervoor dat ons platform blijft aansluiten op de veranderende werkzaamheden van woordvoerders en communicatieafdelingen.”

Meer weten? PR-Dashboard publiceert regelmatig praktijkverhalen en productontwikkelingen rondom PR, perscontacten en woordvoering. Meld je aan voor onze nieuwsbrief of neem contact op via vragen@pr-dashboard.nl.