4 tips voor een up to date media database

Een goede database is onmisbaar voor succesvolle PR-professionals, maar het bijhouden ervan neemt al gauw zeeën van tijd in beslag. Een recent onderzoek gaf aan dat PR-professionals gemiddeld 1304 journalistieke contacten in hun database hebben staan. Met ongeveer 50 daarvan hebben zij zeer regelmatig contact en kennen ze alle details tot en met de naam van hun hond. Voor het bijhouden van die andere 1250 contacten ben je volgens het onderzoek 2 maanden per jaar bezig. Voor een up to date bestand moet je ze gemiddeld 4x per jaar opbellen, dat zijn dus 5.000 telefoongesprekken! Dan heb je nog 10 maanden over voor al je andere werk…

En een goede mediadatabase is een absolute must. Je wilt tenslotte weten welke mensen binnen het medialandschap je het beste kunt benaderen voor jouw PR campagne en welke thema’s en rubrieken actueel zijn. Maar hoe pak je dit aan? In dit blog geven we vier tips om je media database actueel te houden. Met als einddoel een database waarbij je in één oogopslag ziet wie je moet benaderen voor het verspreiden van jouw persbericht.

Tip 1. Check of je media database uit de juiste mediakanalen bestaat

Mediakanalen komen en gaan. Dit geldt niet alleen voor offline media, zoals tijdschriften, maar ook voor online mediakanalen. Zo bestaat het voorheen zo populaire Hyves niet eens meer en daalt ook het aantal gebruikers op Facebook sterk. Aan de andere kant komen er ook altijd weer nieuwe (social) mediakanalen bij. Zorg ervoor dat je weet welke kanalen momenteel actueel zijn en bovendien onder welke doelgroep de kanalen populair zijn. Verdiep je daarnaast ook in de inhoud van deze kanalen. Welke influencers zijn er bijvoorbeeld actief en welke rubrieken zijn populair? Door het antwoord op deze vragen paraat te hebben, kun je effectiever te werk gaan. Je weet tenslotte op welke kanalen je welke berichten het beste kunt verspreiden om de juiste doelgroep te bereiken.

Tip 2. Houd contact met journalisten warm

Een goede relatie met journalisten is een voorwaarde voor succesvolle PR. Het verbetert niet alleen het contact en daarmee plezier in je werk, maar het vergroot ook nog eens de kans dat je berichten worden geplaatst. Bovendien kun je berichten naar een journalist persoonlijker maken wanneer je meer weet over deze persoon. Houd in de database bij in welk vakgebied journalisten werkzaam zijn of welke interesses zij hebben. Zo kom je erachter welke journalisten voor jou het meest interessant zijn. Wil je weten wat het effect is van de berichten die deze journalisten plaatsen? Monitor dan hun berichten. Dat doe je door bijvoorbeeld te meten waar berichten geplaatst worden, wat de mediawaarde van het bericht is.

Tip 3. Stap eens de tijdschriftenwinkel in

Online media overheerst, maar offline media is zeker nog niet afgeschreven. Daarom is het ‘ouderwets’ bladeren door tijdschriften nog absoluut nuttig. Niet alleen om te zien welke tijdschriften of kranten er in het schap liggen, maar ook om inzicht te krijgen in onderwerpen waarover wordt geschreven en welke rubrieken er vandaag de dag in tijdschriften en kranten staan. Wanneer je weet welke onderwerpen populair zijn en in welke rubrieken deze onderwerpen worden geplaatst, kun je de vorm van je PR-berichten daaraan aanpassen. Dit vergroot de kans dat een journalist je bericht plaatst. De journalist hoeft dan tenslotte minder werk te verrichten om jouw bericht qua vorm en inhoud aan te passen aan het eindproduct. En vergis je niet, heel veel wat er online staat heeft zijn oorsprong in print verhalen.

Tip 4. Vind de juiste influencers voor je media database

Net als (social) mediakanalen komen en gaan, verschilt ook de populariteit van influencers per moment. Er komen dagelijks nieuwe influencers bij op verschillende gebieden. Het is goed om te weten over welke onderwerpen deze influencers praten, door welke doelgroep ze gevolgd worden en op welke kanalen ze zich bevinden. Houd al deze informatie up to date in je mediadatabase. Dit scheelt je een hoop tijd wanneer je persbericht klaarstaat om te versturen. Met één klik op de knop zie je naar wie je het bericht het beste kunt versturen. Heb je samengewerkt met een influencer? Houd dan bij welke media-aandacht het je oplevert in je media database. Door te monitoren weet je of de samenwerking effectief is en of het zinvol is om vaker met deze influencer samen te werken.

Houd jij je media database up to date?

Een up to date database is onmisbaar voor een succesvolle PR-strategie en cruciaal wanneer je bij wilt blijven in het digitale tijdperk. Daarom tot slot het advies: maak het jezelf zo makkelijk mogelijk! Je hebt zojuist gelezen waar je allemaal op moet letten voor het actueel houden van je media database. Het goed uitvoeren daarvan doe je waarschijnlijk niet even op een vrijdagmiddag. Een goed alternatief is daarom het nemen van een abonnement op een up-to-date mediadatabase, verzendsysteem en mediamonitoringtool. Zo wordt je informatie actueel gehouden, worden nieuwe journalisten, media of influencers toegevoegd en kan media gemonitord worden. Dat scheelt je gegarandeerd een hoop tijd. Benieuwd naar wat je nog meer kunt doen om je PR-strategie effectiever te maken? Lees dan ons e-book.