Dit interview verscheen eerder op de website van Marketing Report. Wil je het daar lezen? Klik dan hier.

[Interview] Kim Klaver (PR-Dashboard): Persvragen helpt organisaties bij consistente en snelle communicatie

Marketing Report sprak onlangs met Kim Klaver, Managing Director van PR-Dashboard, over Persvragen. Deze oplossing is ontwikkeld op verzoek van een klant. Persvragen stelt organisaties in staat om vragen van journalisten consistent en efficiënt te beantwoorden en te archiveren. Wij vroegen onder andere waarom e-mail en Excel hiervoor niet volstaan en of Persvragen tijdwinst oplevert. Ook vroegen we Menno van der Vlist, Senior Manager External Communications bij HEINEKEN naar de voordelen.

Wat was de aanleiding om Persvragen in het leven te roepen?

Een deel van onze oplossingen ontstaat vanuit klantvragen. Soms passen we bestaande producten aan, maar soms creëren we iets compleet nieuws, zoals destijds met Persvragen. Een klant, werkzaam bij een grote supermarkt, zocht een tool voor gecentraliseerde en eenvoudige kennisdeling met journalisten én ook intern. Bij complexe organisaties met veel divisies en afdelingen raakt het overzicht snel zoek. Persvragen stroomlijnt het proces van vragen en antwoorden, waardoor kennis binnen de organisatie behouden blijft, zelfs bij personeelswisselingen. Vragen die terugkomen worden steeds hetzelfde beantwoord. Ook bouw je automatisch een database op van mensen binnen je organisatie die de juiste antwoorden kunnen geven. Zie het als een laagdrempelige Salesforce of Monday voor communicatiemedewerkers.

Kunnen jullie in drie regels de essentie van Persvragen uitleggen?

Mogen het er vier zijn? Je verzamelt en verdeelt inkomende persvragen onder collega’s. Je beantwoordt persvragen snel en efficiënt. Je bouwt een interne database op van collega’s met kennis over diverse onderwerpen. Je beschikt uiteindelijk over een database van persvragen die eenvoudig zijn op te roepen en te beantwoorden. Dit bevordert goede relaties met journalisten. Bovendien kun je alle informatie per issue registreren, delen en terugvinden.

Kan zoiets ook niet via e-mail of Excel?

Nee, e-mail is niet bedoeld om eenvoudig te doorzoeken en geeft alleen toegang tot je eigen antwoorden en niet tot die van je collega’s. Een eerder gestelde vraag ga je dus weer helemaal zelf uitzoeken met als risico dat jij een ander antwoord geeft dan je collega. Excel is in essentie bedoeld voor financiële data. Ook kun je niet mailen vanuit Excel. Persvragen combineert deze twee programma’s en voegt een heleboel extra’s toe voor de pr-wereld. Alles wordt ineens inzichtelijk: wie heeft wat aan wie beantwoordt met hulp van welke collega en wanneer.

Met de Perslijst werken jullie voor diverse sectoren. Is dit ook het geval met Persvragen?

Het kan, maar kleine mkb-bedrijven krijgen zelden zoveel persvragen dat Persvragen noodzakelijk is. Het is vooral bedoeld voor complexere organisaties die regelmatig persvragen ontvangen, zoals NGO’s, overheden, corporates en nutsbedrijven.

Waarom benoem je hier geen pr-bureaus?

Hoewel Persvragen een prima oplossing is voor pr-bureaus die meerdere klanten bedienen, is de interesse vanuit deze sector nog wat beperkt. Terwijl het behalve als tool voor je  woordvoering ook functioneert als interne kennisbank. Accountmanagers kunnen op deze manier eenvoudig kennis delen over hun klanten en projecten en overdragen aan collega’s.
Zelf zie ik Persvragen overigens ook als handige dienst voor Public Affairs bureaus. Zij hebben diepgaand te maken met de issues van hun klanten. Al die informatie vraagt om een werkwijze waarin je die ook goed kunt managen.

Zien jullie verschillen in het gebruik van Persvragen tussen de verschillende branches die jullie bedienen?

We zien dat Persvragen vooral wordt gebruikt in B2C-sectoren. Corporates gebruiken het ook om data en trends te analyseren en hierop in te spelen.
Het aantal gebruikers binnen een organisatie beïnvloedt ook het gebruik: met vijf of meer woordvoerders worden alle mogelijkheden optimaal benut. Bij een basic abonnement met tot twee gebruikers wordt Persvragen vooral gebruikt als centrale kennisbank, wat natuurlijk ook ontzettend handig is.

Hoe maken jullie nieuwe gebruikers van Persvragen wegwijs in de applicatie?

Net als bij de PR-Newsroom en De Perslijst helpen wij bij het inrichten en bieden wij onbeperkt gratis trainingen, ook voor nieuwe collega’s. Nieuwe gebruikers krijgen altijd een onboarding en we hebben een chatfunctie voor veelvoorkomende vragen.

Wat is het verschil tussen Burgervragen en Persvragen?

Burgervragen is gericht op vragen van burgers aan overheden. Het richt zich niet op de pers en heeft een paar andere functies en communicatie. Bottomline komt het neer op het eenvoudig en consistent beantwoorden van binnenkomende vragen en het opbouwen van een database van die vragen.

Kun je Persvragen ook voor een Q&A inrichten?

Ja, dat kan uitstekend. Je kunt de informatie aanpassen en real-time werken, zodat er geen oude versies in omloop raken. Binnenkort kun je dit zelfs combineren met PR-Newsroom, dan kun je jouw Q&A van veelgestelde vragen ook direct online zetten in je eigen perspagina. Verander je het in Persvragen, is het antwoord ook direct aangepast in jouw newsroom. Zo bespaar je weer extra tijd en verminder je de foutkans.

Bespaart Persvragen tijd in je workflow?

Alle gebruikers binnen Persvragen hebben dezelfde informatie, wat tijd bespaart bij het delen en uitleggen van informatie. Alles kan binnen Persvragen verwerkt worden, waardoor je niet steeds tussen systemen hoeft te schakelen.

Kunnen lezers Persvragen uitproberen?

Geïnteresseerden kunnen contact met ons opnemen voor een kosteloos proefaccount van een maand. Bestaande klanten kunnen in het hoofdmenu op Persvragen klikken en meteen beginnen met een gratis proefperiode.