MT/Sprout over PR-software: Goede PR-software als sleutel naar succes

In MT/Sprout vind je een artikel over de voordelen van het gebruik van PR-software. We delen het ook graag in onze PR-Newsroom.

Voor ondernemers is het belangrijk om bij hun klanten en prospects op de radar te blijven. PR speelt daarbij een belangrijke rol. Helaas is door tijdgebrek PR vaak letterlijk het kind van de rekening. Dit hoeft niet langer een issue te zijn. Goede PR-software maakt het je makkelijker om met weinig tijd zichtbaar te blijven in de media. PR is namelijk de ultieme manier om je verhaal te vertellen. Niet één keer, maar steeds hetzelfde verhaal op een iets andere manier. Hoe? Lees en Leer!

Stap 1. Selecteren van de juiste ontvangers
De meest effectieve manier om nieuws over je merk of een product te verspreiden blijft het versturen van een persbericht. Het is daarbij van groot belang om te weten hoe je doelgroep eruitziet, via welke kanalen je deze kunt bereiken en welke journalisten en media daarbij passen.

Stel jezelf daarom de vraag wie je doelgroep vormt. Wil je consumenten bereiken of professionals? Richt je je op grote kranten of op een jonge digitale doelgroep? Wil je je product verkopen of ben je op zoek naar investeerders? Blijf als ondernemer of als PR-specialist altijd kritisch en kies alleen de media die bij jouw doelgroep passen, ook al zijn dat misschien kleinere en niche titels.

Stap 2. Up-to-date contactgegevens
Goede PR-software is in deze fase van het PR-traject onmisbaar. Zorg ervoor dat je gedetailleerde verzendlijsten maakt die aansluiten op jouw doelgroep. Een up-to-date database is daarom ontzettend belangrijk, want aan oude gegevens heb je niets.
PR-Dashboard biedt een up-to-date database. Daar kun je journalisten filteren op rubrieken zoals financieel, beeldende kunst, voeding of wetenschap, maar ook op consumentenmedia of vakmedia. Zelfs regionale media staan per plaats gerangschikt. Op deze manier stel je een contactlijst op maat samen die matcht bij de doelgroep en de boodschap van je organisatie, product of dienst. Verstuur je niet vaak een persbericht? Kies dan voor sites zoals PR-Ninja of VerstuurMijnPersbericht. Daar kies je rubrieken en maakt het systeem een selectie van de juiste journalisten. Je kunt hier al vanaf 100 euro per keer terecht.

De juiste PR-software tool zorgt er niet alleen voor dat jouw contactlijst goed aansluit bij de ontvangers, maar je weet ook zeker dat je recente gegevens van de geadresseerden hebt. De gegevens van PR-Dashboard, PR-Ninja.nl en VerstuurMijnPersbericht.nl worden namelijk minimaal iedere drie maanden volledig gecontroleerd. De afgelopen maanden zijn er veel ontwikkelingen geweest bij redacties. Veel mensen zijn meer vanuit huis aan het werk, zijn gaan werken als freelancer voor meerdere media of zijn geswitcht van baan. Hierdoor zijn veel adresgegevens veranderd of werken e-mailadressen niet meer. Een duidelijk overzicht is daarom erg belangrijk. En een up-to-date database met actuele gegevens scheelt je dus heel veel tijd.

Stap 3. Versturen persbericht vanuit PR-Dashboard
Je hebt je contactlijst samengesteld, en nu? Nu moet je het persbericht gaan verzenden naar al die mensen. Via een gewone e-mail heeft dit een flink aantal nadelen:

Je kunt maar een beperkt aantal bijlagen meesturen.Je ziet niet of de mail is ontvangen of geopend, laat staan hoe snel.Je hebt geen automatische opt-out link die wel wettelijk verplicht is.BCC-e-mails komen vaak niet door spamfilters bij bedrijven.

Ook hier biedt goede PR-software de oplossing. De eerdergenoemde PR-software van PR-Dashboard heeft een ingebouwd verzendsysteem helemaal gericht op het succesvol verspreiden van jouw bericht. Je kunt wel 20 bijlagen meesturen die worden opgeslagen op een server. Zo stuur je beeldmateriaal met hoge resolutie mee, passeer je de spamfilters en zie je na afloop of je persbericht is geopend en of de bijlagen zijn gedownload.

Je kunt je persbericht opmaken zoals jij dat wilt met logo, lettertypes en (tussen)koppen. En handig is dat je je eigen template kunt maken. Hierdoor zorg je voor een consistente uitstraling van je berichten.

Wil je je persbericht naar een economieredactie versturen én een nieuwsredactie? Dan kan het verstandig zijn om verschillende versies te maken die beter aansluiten bij de ontvanger. Pas de kop en de intro aan en binnen een minuut heb je een nieuwe versie die de ontvanger écht aanspreekt. Bovendien kun je in PR-Dashboard de verzending inplannen op een tijdstip of dag naar keuze. Geen idee wat het beste moment is? Het verzendsysteem geeft altijd een goede suggestie.

Klaar om te verzenden? Met een paar drukken op de knop selecteer je jouw verzendlijst, plan je het persbericht in of verzend je hem direct.

Stap 4. Persinformatie binnen handbereik
Het is belangrijk om goed overzicht te houden van de berichten die je hebt verzonden. En om ervoor te zorgen dat je persbericht online vindbaar is. Een newsroom kan dan uitkomst bieden. Je plaatst via een extern platform al jouw persinformatie op je eigen website. Natuurlijk je persberichten, maar ook beeldmateriaal, documenten en contactinformatie. PR-Newsroom is zo’n tool, en het mooie is dat deze wordt getoond als onderdeel van je eigen website en dezelfde URL heeft. Niemand ziet dat het om een extra website gaat. PR-Newsroom kan heel eenvoudig gekoppeld worden aan het verzendsysteem van PR-Dashboard.

Stap 5. Media monitoren
Nu je persbericht is verzonden wil je natuurlijk weten wat de ontvangers ermee hebben gedaan. In het verzendsysteem heb je de mogelijkheid in één oogopslag te zien wat je PR-activiteiten daadwerkelijk opleveren. Door wie is je persbericht geopend? Hebben ze bijlagen gedownload? En het belangrijkste: wat is waar gepubliceerd?

Mediamonitoring is een belangrijk onderdeel van het PR-traject, omdat je hiermee allerlei informatie genereert die je ook bij het opstellen van een volgend persbericht kunt gebruiken. Daarom kun je ieder persbericht direct monitoren, gewoon bij de statistieken van je bericht, zonder extra kosten! Je kunt de software van PR-Dashboard ook koppelen aan alle grote monitoringdiensten, zowel on- als offline, zoals LexisNexis, Media Info Groep en Obi4Wan. Handig, want zo weet je zeker dat je inzicht hebt in je mediaresultaten.

Just do it!
Dus, wat heb je nodig om je merk of product zichtbaar te maken? Een goed verhaal én up-to-date PR-software! Jij wint er als ondernemer of PR-specialist een hoop tijd mee. Je weet dat je altijd een up-to-date en passende contactlijst samenstelt. Je verstuurt het bericht vanuit een overzichtelijk verzendsysteem, kunt berichten gestructureerd en eenvoudig vindbaar online opslaan én kunt jouw persbericht na verzending monitoren. Kortom, PR-software is dé sleutel naar succes. Of het nu software is voor dagelijks gebruik, of voor eenmalig gebruik, PR-software helpt je veel tijd te besparen en in de media te blijven.