Persbericht verspreiden? Alles over het wanneer, waar en hoe

Je hebt een persbericht ‘volgens het boekje’ geschreven, maar wat nu? Als PR-professional begint na het schrijven van een persbericht je belangrijkste taak. Naar wie ga je het sturen en wanneer? In dit blog bespreken we hoe je de kans op een succesvol vervolg na het schrijven van je persbericht vergroot. Hierbij gaan we onder meer in op de timing, kanalen en manieren waarop je het persbericht het beste kunt verspreiden. Want om op te vallen zul je je moeten onderscheiden bij zowel lezers als journalisten. 

Wanneer? Timing is everything 

1. Het moment waarop je je bericht naar journalisten verstuurt is cruciaal voor het verdere verloop van je persbericht. Cliché, maar probeer bij het versturen van je persbericht feestdagen en het weekend te vermijden. Tussen maandag 10.15 uur en donderdag 12.30 uur is de beste periode. Maandagochtend vroeg ontdoen veel journalisten hun mailbox van oude berichten die het weekend binnenkwamen en spam. Op vrijdag wordt de zaterdagkrant gemaakt en veel van die inhoud is al bekend. Alleen voor echt hard nieuws wordt nog plaats gemaakt. Heb je dat niet, wacht dan tot maandag.

Houd ook rekening met de deadline van redacties; wanneer moet een persbericht binnen zijn voor plaatsing in de volgende uitgave? Heb je een bericht dat interessant is voor de themapagina’s van de zaterdagkrant; stuur je bericht dan zeker voor woensdag. Wil je weekend bijlagen bereiken, behandel deze als weekbladen en stuur je bericht minimaal 2 weken voor het weekend waarin je het gepubliceerd wil zien. Op vrijdag sluiten de pagina’s vroeg zoals dat heet. Zelfs wanneer je die dag echt nieuws hebt adviseren wij je om dat niet later dan 12.00 uur te versturen, zodat redacties nog tijd hebben om het persbericht te plaatsen.

Verstuur niet alles tegelijk

Probeer je berichten ook te plannen. Zeker wanneer je veel te vertellen hebt. Stop niet alles in één bericht, want de kans is groot dat een journalist maar één van je nieuwtjes kiest. Verspreid je nieuws over meerdere momenten. Hierdoor vergroot je de kans dat je met regelmaat in de publiciteit komt. En een journalist ziet ook dat jullie steeds iets nieuws hebben, dat er ontwikkeling is.

Waar? Maak gebruik van Paid, Owned en Earned media

In de communicatie zijn het de Big Three die de dienst uitmaken: Paid media zoals advertenties en banners. Owned media zoals je Twitter feed of website. Earned media: Dit zijn de artikelen die anderen over jou publiceren. De focus van PR-mensen ligt vooral op earned media-aandacht. Het is echter wel slim om een combinatie van paid, owned en earned media in te zetten. Zet bijvoorbeeld een nieuwsbericht op je eigen website en social media, verstuur een persbericht naar relevante media en plaats advertorials op een relevante website in een nieuwsbrief.

Mix & Match

Wees je ervan bewust dat we leven in het digitale tijdperk, stuur je berichten vooral niet alleen naar traditionele media, zoals nieuwsredacties van printmedia, radio en TV. Juist de nieuwe media, zoals blogs of Instagram influencers zijn tegenwoordig onmisbaar.

Hoe? Kies de juiste media

Stuur je persbericht niet zomaar naar al je contacten. Zorg voor een goede database en selecteer de juiste media en vind passende journalisten op basis van verschillende filters. Kijk bijvoorbeeld eerst naar het onderwerp waar je persbericht over gaat. Besluit of het voor de vakpers of voor het grote publiek is bedoeld. (besluit je allebei, maak dan wel 2 versies zoals we in de volgende stap uitleggen). Kijk naar de timing, is het evenement in de toekomst, mail dan eerst de maandbladen. Iets korter voor het evenement mail je de weekbladen en als laatste de dagmedia zoals kranten, online en TV. Denk ook na of je bericht geschikt is voor regionale media.

Maak meerdere versies voor maximaal effect

Soms is het goed om verschillende versies van hetzelfde persbericht te maken. Bijvoorbeeld:

• “Staking buschauffeurs gaat vierde dag in” voor de nieuwsredactie.
• “Buschauffeurs RPV staken voor betere CAO” voor de economie redactie.
• “Noord Holland dinsdag zonder bus” voor de regioredactie.

Pas eenvoudig de kop en de intro aan en binnen een paar minuten heb je een nieuwe versie die de ontvanger echt aanspreekt.

E-mail stats geven je inzicht

Benieuwd of de journalisten naar wie je je persbericht hebt verstuurd je bericht wel hebben geopend? Maak slim gebruik van de mogelijkheden die er zijn, zoals een verzendsysteem dat laat zien of een journalist een bericht heeft geopend of niet. Je kunt de kans dat ze het nieuwsbericht openen trouwens vergroten door je bericht op een random tijdstip te versturen, zoals om 13:06 uur. Vaak worden automatische nieuwsupdates exact op het uur verstuurd waardoor ze eerder op een grote stapel zullen belanden. Maak het de ontvanger van je bericht daarnaast zo makkelijk mogelijk. Sla je bericht op in een simpel textdocument en voeg een afbeelding toe als aparte bijlage.

En dan? Monitor je berichten!

Zijn je berichten verzonden naar journalisten dan is de volgende stap het monitoren hiervan. Welke journalisten plaatsen het bericht en hoe wordt het bericht vervolgens ontvangen? Een onmisbaar onderdeel om het succes van je PR-activiteiten te meten. Ben je benieuwd hoe je PR tot een succes maakt in het digitale tijdperk? Download dan ons e-book “PR in het digitale tijdperk” vol praktische tips en tools.