PR-Monday: nutteloos zonder PR-Dashboard

Eens per twee maanden staat de maandag bij TALK ABOUT PR & Communicatie volledig in het teken van PR en PR-Dashboard. Deze dag heet dan ook PR-Monday. Gezamenlijk evalueert het team PR-cases, ze bespreken de planning en besteden een groot deel van de dag aan PR-Dashboard.

Natasja Gregorowitsch, eigenaar van het bureau vertelt hierover: “PR-Monday laat zien hoe belangrijk PR-Dashboard voor ons is. Op PR-Monday bespreken we PR-nieuws, trends, evalueren we opdrachten en beoordelen we de planning. Een belangrijk onderdeel van de dag is het bespreken van onze relaties in de database van PR-Dashboard, de medialijsten, nieuwe contacten en contacten die verwijderd zijn. Het hele team loopt in deze bijeenkomst de lijsten en gegevens door. Zo houden we elkaar goed op de hoogte, houden we onszelf up-to-date en scherp. Deze dag zou nutteloos zijn zonder PR-Dashboard.”

Steeds in beweging

“Ons team is continu bezig met het managen van PR- en communicatieprojecten voor onze opdrachtgevers. Daarbij spelen mediarelaties een essentiële rol. Uiteraard maken we veel content, schrijven we nog steeds persberichten en organiseren we events, maar één van de belangrijkste toegevoegde waarden van ons PR-bureau is echt ons netwerk. En dat netwerk is steeds in beweging. Wij zijn dus altijd bezig met het onderhouden en uitbreiden van dat netwerk. PR-Dashboard is daarbij een onmisbare tool.”

Kwaliteit

“Omdat we met een team van zeven zijn, is het belangrijk dat we goed grip hebben op alles wat met onze mediarelaties te maken heeft. Het mooie aan werken met PR-Dashboard is dat alle activiteiten steeds online gebeuren en alles en iedereen dus up-tot-date blijft; de perslijsten, aanpassingen aan contactgegevens, notities, maar ook verstuurde persberichten. Alles is binnen één tool dus terug te vinden door iedereen. Als de een bijvoorbeeld een persbericht gereed maakt voor verzending, dan krijgt altijd minimaal één collega een test. Zo garanderen we onze eigen kwaliteit. Om ervoor te zorgen dat het team op de hoogte is van wat er speelt bij opdrachtgevers, hebben we ingesteld dat alle collega’s altijd alle verzonden persberichten ontvangen.”

Continuïteit en efficiency

Natasja en Karen zijn met zijn tweeën gestart met het bureau én met PR-Dashboard. “Destijds leverde het voor ons vooral tijdswinst en professionalisering. Maar nu we met een groter team zijn, zien we dus nog meer voordelen. Het zorgt binnen ons bureau echt voor continuïteit en efficiency. Het mooie is dat de collega’s dit goed begrijpen, dus heeft iemand een nieuw mediacontact, dan wordt deze bijvoorbeeld ook meteen op relevante medialijsten van een opdracht van een collega geplaatst.”

Flexibel

“En in de afgelopen twee corona jaren ontdekten we dat het voor ons, mede door PR- Dashboard, geen enkele moeite was om thuis te werken. Het systeem werkte perfect, iedereen beschikte vanuit huis gewoon over alle up-to-date gegevens. Dus zelfs toen een collega besloot vanuit een vakantiehuis te gaan werken, leverde dat geen enkel probleem op. Nog steeds werden persberichten onderling getest, werden mediarelaties geüpdatet en ondersteunden collega’s elkaar bij het verzenden of klaarzetten van berichten. We merkten toen ook hoe noodzakelijk het was dat we onze privé-notities bij onze contacten hadden genoteerd. Journalisten werkten tijdens corona vooral vanuit huis en het was dus prettig dat we van veel van hen privé-gegevens hadden. Door de flexibiliteit van PR-Dashboard ging ons werk gewoon door.”